Observa cómo haces tus planes.

¿Alguna vez has pensado en algo y empezaste a hacerlo de inmediato? Es muy probable que sí, y también es muy probable que hayas tenido éxito en lograrlo. Y también es probable que eso haya sucedido en varias ocasiones. En otras, tal vez no lograste éxito en obtener lo que buscabas. ¿Qué habrá hecho diferencia en unos casos y en otros?

Ahora bien, cuando consideras lograr algo, también tienes una idea de ese algo que consideras lograr.

Todo plan inicia con una idea al menos vaga de algo que se pretende lograr. Y hay un reto en transitar de esa idea vaga hasta obtener el resultado que se pretende lograr.

¿Cómo convertir esa idea en realidad y así obtener el resultado esperado?

Desde luego que aquí pueden entrar múltiples herramientas para lograr la materialización de esa idea inicial.

Una de esas herramientas es el ciclo de la calidad o de la mejora continua: planificar-hacer-verificar-actuar (analizar y mejorar).

Planificar incluye la creación o diseño de un plan, pero en ¿qué consiste un plan?

El plan implica varias fases.

Primero, consiste en convertir esa idea inicial, que pudo ser vaga, en una idea clara de lo que se pretende alcanzar, en el sentido y expectativa de establecer un concepto de ese producto o resultado. En cierto grado, se responde al para qué sirve ese resultado o producto que se pretende lograr, a su función específica. Y se hace en un sentido general, pero delineando lo valioso que hay en lo que se ha decidido crear.

Tras esto, es necesario identificar los principales momentos que se requieren seguir para alcanzar ese resultado o producto conceptual. Se observa y se reconocen las principales fases para la realización de ese producto, se identifican además los siguientes aspectos:1) cómo se dirigirá el proceso;2) cómo se proveerán los materiales, el equipo, las herramientas y todo lo que se necesita para producir ese resultado; y, 3) también cómo se podría evaluar cada una de esas fases y procesos. Se hace aún de manera general, para reconocer cada momento, así como lo que se necesitará para transformar la realidad y crear el producto. Se planifica la organización.

Se detalla explícita y precisamente entonces el producto o productos que se van a crear, se realiza la especificación de cada producto esperado. Es muy necesario hacerla. Imagina lo siguiente: le pides a alguien que te traiga un tamal. Ya lo saboreas… Llega la persona y te entrega "tu" tamal… Piensas: ¡Qué rico! Lo abres y…, ¡sorpresa! Te trajo un tamal de los que no te gustan, digamos uno de mole que a veces te cae pesado. ¿Por qué te lo trajo de mole?, le preguntas. Y te dice, con alegre expresión: "¡Es mi preferido!". Tal vez no se entere que tú querías un tamal de rajas o al menos uno de dulce o de salsa verde… ¿por qué no se le ocurrieron los que tú preferías?

¡Bien!, la especificación o el detalle de lo que esperas te puede evitar contrariedades y da a todos certeza, tranquilidad, confianza y seguridad de que van a emplear sus esfuerzos provechosamente.

Ya que has clarificado la especificación de cada producto, puedes describir las actividades necesarias para obtenerlos y puedes identificar con claridad qué debe hacer cada una de las personas que los producirán. Planificas el proceso de producción y al hacerlo creas el plan de la estructura de la organización, reconoces la secuencia y flujo de acciones que te llevarán al resultado que esperas lograr.

Ya tienes también un marco de comparación de lo que vas a hacer o ejecutar contra un modelo o especificación, al producto ideal que tenías concebido, clarificado y definido detalladamente. Así has planificado tus métodos de medición y control.

Tal vez consideres que este proceso es muy tardado, y que lo mejor es ir directo a la práctica. Es comprensible. Ahora bien, ¿cuánto estás dispuesto a gastar en desperdicios, retrabajos, desacuerdos y otros gastos que resultan de no organizar y planificar la producción?