¡Felicidades! Has tomado la decisión de mover a tu empresa de la operación tradicional a la digital y automatizada. No será fácil (y tampoco gratis) ponerla a la altura de la demanda del avance tecnológico, pero sin duda este es un gran paso para afianzar su crecimiento.

Ahora, hay una decisión igual de importante que tomar: ¿cuál sistema de administración empresarial elegir? Y como no es un asunto que se resuelva en un abrir y cerrar de ojos, aquí encontrarás algunos tips para que puedas  encontrar la herramienta perfecta para tu negocio.

Piensa en cuáles son las funciones que quieres cubrir con el sistema

La selección de una herramienta de administración debe venir desde el interior de tu operación. Comienza a ver área por área qué procesos administrativos hay que presenten picos de tiempo y esfuerzo elevados e innecesarios.

Lo primero es que pongas orden en todas las tareas y analices por qué tardan tanto en ser completadas, mira aquí cómo definirlas. Así tendrás más claridad sobre lo que un sistema debe solucionar en tu operación principalmente.

Recuerda: la tecnología debe adaptarse a tus necesidades, no al revés. Si esto no lo tienes claro desde el principio, te pondrás el pie. Revisar cuáles son las limitaciones del software es tan importante como tener claras las tuyas.

El tamaño de tu empresa sí importa, pero no lo es todo

Basar tu decisión únicamente en el tamaño de tu empresa no es lo indicado, pero sin duda debes considerarlo.

Existen innumerables softwares de administración, desde el más robusto para corporaciones gigantescas, hasta otros muy completos y de menor tamaño que pueden funcionar para tu pequeña o mediana empresa sin problemas. 

Evita pensar que tu negocio será siempre del mismo tamaño, porque la idea es que crezca ¿no es así? Por eso elige una herramienta flexible, que se ajuste a tí ahora y en el futuro.

 Busca a proveedores especializados y reconocidos

En definitiva, descarta ir a una plaza de tecnología y comprar algún paquete que te vendan por ahí y que al final te dé más problemas que soluciones. Un sistema de este calibre no se compra en la calle.

Aunque el costo sea mayor, prefiere el producto ya comprobado y el acompañamiento de un buen proveedor que tenga las siguientes cualidades:

• Renombre. Que no sea desconocido o por lo menos tenga una página web donde puedas comenzar a evaluarlo.
• Dale puntos extras a quienes cuenten con varios años en el mercado.
• Reconocimiento de su calidad, tanto de su software, como de su atención y servicio al cliente.
• Es normal tener muchas dudas, pero si no te las resuelven o se molestan por tantas preguntas, ¡ya está! Desecha al candidato.

Asegúrate de que sea sencillo de manejar

Introducir programa administrativo a tu operación diaria debe hacerse mediante un plan muy bien pensado, para que no sea percibido como algo impuesto a la fuerza sin una razón.

Todo cambio implica una adaptación, y si siempre existe uno que otro reacio a adoptar cambios en los procesos de una empresa, imagina ahora que el sistema sea difícil de manejar, confuso o que necesite un conocimiento técnico para ser usado.

Una herramienta tecnológica como esta existe por un objetivo: facilitar los procesos de un negocio. Si no lo cumple, descartala.

Elige un software de administración que sea intuitivo, sencillo y amigable con quien lo va a usar. ¿Cómo saberlo? Fácil. Los proveedores muestran una demo con la que puedes conocer cómo se maneja y entonces veas si es viable o no.

Evalúa el costo / beneficio

Para lograr empujar a tu negocio en el camino de la tecnología hay que hacer inversiones de tiempo, de esfuerzo y, obviamente, de capital. Ten bien claro que deberás hacerlo y no hay forma de que salga bien si te vas por la vía “gratis”.

Piénsalo como una inversión a mediano-largo plazo. Está demostrado que toda organización que opera con tecnología es más próspera, productiva y competitiva.

Si es la primera vez que vas a adquirir un producto así, seguramente no sabes qué cantidad considerar como presupuesto. Date una idea analizando aquellos que estén hechos para empresas en crecimiento, de lo contrario el costo por una licencia será muy elevado.  

Pide las cotizaciones lo más claras posibles para que puedas definir una cantidad. Después evalúa el costo y los beneficios de cada uno para que, dependiendo la balanza, descartes y elijas las mejores alternativas.

Nadie va a la batalla sin armas, así que ya tienes las tuyas para comenzar el viaje de adoptar la mejor solución tecnológica para ti.

Es normal tener muchas dudas, pero si no te las resuelven o se molestan por tantas preguntas, ¡ya está! Desecha al candidato.

Asegúrate de que sea sencillo de manejar

Introducir programa administrativo a tu operación diaria debe hacerse mediante un plan muy bien pensado, para que no sea percibido como algo impuesto a la fuerza sin una razón.