Lo que necesitas saber para iniciar ahora sí tu facturación 4.0

La nueva versión de facturación anunciada como obligatoria para julio de 2022, fue aplazada por las autoridades fiscales para entrar en vigor en enero de 2023, luego de los inconvenientes que representó para los contribuyentes conseguir la Constancia de Situación Fiscal en el portal del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Sin embargo, los nuevos requisitos para la facturación continúan vigentes. Es por eso que en este artículo te diremos qué es lo que necesitas para cumplir con las nuevas especificaciones fiscales del SAT y de qué forma te puede ayudar un programa de facturación electrónica para facilitar la emisión de los comprobantes fiscales.

Más adelante te compartiremos el detalle de los datos que deben incluir las facturas a partir de enero de 2023 y si en realidad es necesario solicitar a los clientes o empleados su Constancia de Situación Fiscal.

¿Por qué el SAT dice que no es necesaria la Constancia de Situación Fiscal?

Recientemente, la titular del SAT informó que el órgano de aplicación fiscal nunca solicitó a las empresas la Constancia de Situación Fiscal como requisito para la emisión de facturas 4.0, sino que fueron los empleadores quienes la solicitaron para conocer el código postal, régimen tributario y razón social de los trabajadores.

De esta forma, el documento se hace necesario cuando los empleados desconocen el domicilio y razón social o nombre con el que están dados de alta en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y que son requisitos que debe contener la nueva versión de la factura junto con el régimen fiscal donde tributan y domicilio fiscal del receptor.

En ese sentido, se entiende que la Constancia de Situación Fiscal fue solicitada debido a que es el documento que da la certeza de que los datos que el emisor incluirá en la factura son los mismos que están registrados en el RFC. Eso explica que las áreas contables de las empresas lo soliciten previo a la emisión de la nueva factura.

¿Qué otros datos deben incluirse en la nueva factura 4.0?

De acuerdo con la Reforma Fiscal, los datos que ahora debe incluir la factura son:

• Nombre, denominación o razón social, régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal de emisor y el receptor
• Campos para identificar operaciones donde exista exportación de mercancías
• Identifica si las operaciones que ampara el comprobante son objeto de impuestos indirectos.
• Incorpora nuevos apartados para reportar información respecto de las operaciones con el público en general; así como aquellas que se realicen a cuenta de terceras personas.

¿Cómo facilita la facturación un software especializado?

Un sistema de facturación electrónica es un programa informático creado especialmente para automatizar y facilitar la emisión de comprobantes de ingreso y egreso, con el fin de optimizar tiempos y reducir errores, además de cumplir con los requisitos fiscales vigentes, en este caso los de la versión 4.0.

Además, ofrece otro tipo de ventajas que contribuyen a descartar procesos manuales, con el fin de evitar errores y agilizar los procesos:

• Llevar un control preciso de las operaciones: ingresos y egresos
• Relacionar automáticamente los comprobantes fiscales y los de pago
• Visualizar datos de forma gráfica para analizarlos y tomar decisiones
• Definir impuestos trasladados y retenidos (IVA, ISR; IEPS).
• Crear comprobantes con complementos, de acuerdo con las especificaciones del SAT
• Rechazar o aceptar la cancelación de facturas
• Generar datos estadísticos y otros beneficios que mejoran la contabilidad de las empresas o personas físicas.

¿Qué empresas o negocios pueden usar programas de facturación?

Este tipo de tecnología es apta para facilitar los procesos de facturación tanto de personas morales como personas físicas con actividad empresarial. De modo que están recomendadas para comercios como joyerías, librerías, farmacias, perfumerías o cualquier negocio que requiera expedir facturas o comprobantes fiscales.

Por otro lado, también aquellas personas físicas que prestan servicios profesionales, pero también empresas que prestan servicios, como agencias de viajes, autos, publicitarias, servicios de hospedaje, clubes, deportivos, laboratorios médicos, entre otros.

Conclusión

Como puedes ver, sí es importante empezar desde este momento a recolectar los datos que serán obligatorios para la emisión de las facturas. Sin embargo, apoyarse en herramientas como los sistemas de facturación electrónica, es sin duda una gran ventaja para la optimización de tiempo, evitar errores y facilitar todo lo referente a la emisión de comprobantes, con los correspondientes requisitos fiscales.