¿Cuándo es necesario contar con un software de factura electrónica?

Si te encargas de los procesos de facturación dentro de una empresa y realizas estas labores con hojas de cálculo, es probable que llegues a preguntarte cuándo es necesario utilizar un software de factura electrónica para automatizar los procesos de generación de CFDI 4.0, timbrado, envío, conciliación, entre otros.

En este artículo te compartimos algunos indicadores que te ayudarán a identificar cuándo es necesario invertir en tecnología que contribuya a facilitar la facturación electrónica.

Inviertes bastante tiempo en la gestión de CFDI

La emisión de comprobantes fiscales es una actividad que requiere tiempo y personal que pueda dedicarse especialmente a crear este tipo de documentos, con todas las especificaciones y requisitos solicitados por las autoridades. Sin embargo, cuando la facturación empieza a crecer, realizar estas labores se hace más complejo.

En esos casos, los programas informáticos para la gestión de software representan una solución para ahorrar tiempo, ya que se trata de programas configurables que permiten capturar la información fiscal de los clientes frecuentes para la emisión automatizada de las facturas, así como el envío y seguimiento de las mismas.

¿Has detectado errores en la emisión de facturas?

Cuando se presentan errores de forma frecuente en las facturas, es momento de adquirir un software y mejorar este proceso. La utilización de tecnología para generar los comprobantes electrónicos contribuye a evitar errores de captura, que suelen presentarse con mayor probabilidad al emitir facturas sin herramientas adecuadas.

Al mismo tiempo, contar con un programa especializado permite cumplir con los requisitos vigentes establecidos por las autoridades fiscales, como es el caso de la facturación 4.0. Cuando existen reformas fiscales, este tipo de software actualiza su versión, para proporcionar nuevos campos con los nuevos requisitos y simplificar la emisión de los CFDI.

¿Tienes problemas para administrar la información?

En la medida que los negocios crecen, la información relacionada con la facturación y contabilidad se incrementa. Administrar esta información puede convertirse en todo un reto si no se cuenta con las herramientas necesarias. Es por eso que en este tipo de tareas también es de gran utilidad un software de facturación.

Al tratarse de programas informáticos, éstos tienen la posibilidad de conectarse con otro tipo de soluciones tecnológicas, como las herramientas de contabilidad y administración, con el objetivo de mantener actualizada la información contable de la compañía y facilitar las declaraciones informativas que son parte de las obligaciones fiscales.

Deseas ahorrar costos de gestión de facturación

Como sabes, el tiempo productivo de los equipos de trabajo tiene un costo y cuando la jornada laboral del personal se va en procesos repetitivos que pudieran automatizarse, los recursos no son aprovechados de la mejor manera.

Lo más conveniente en esos casos es utilizar herramientas tecnológicas que permitan aprovechar el talento humano en otro tipo de gestiones que requieren mayor creatividad o atención personalizada, y que son clave para contribuir al crecimiento del negocio.

Estás en proceso de digitalización de la empresa

Cuando un negocio se encuentra en proceso de digitalización o ya está digitalizado, lo ideal es integrar a la operación una herramienta de facturación electrónica, con el fin de conectarlo con otras soluciones que ayuden a automatizar los procesos y lograr su gestión en la nube, para facilitar toda su administración.

Una estrategia de este tipo además contribuye a mejorar la relación con los clientes, ya que la información estará siempre en órden y cualquier solicitud o aclaración de información podrá ser solicitada de forma mucho más eficiente. Lo mismo para la presentación de información fiscal ante las autoridades.

Conclusión

Toma nota de estos indicadores para facilitar los procesos de facturación y la digitalización en tu compañía. Recuerda que utilizar este tipo de herramientas, al mismo tiempo tiene beneficios relacionados con el ahorro de tiempo, personal, gestión efectiva de la información financiera y contable, entre otros.