Piensa en un día cualquiera que puedas tener.

En ocasiones, al iniciarlo, tienes algunas ideas o planes sobre lo que harás ese día.

Es muy interesante el hecho de que cada uno de nosotros buscamos identificar qué vamos a hacer.

Conforme avanzas en el día, realizas o logras algunos de los puntos que tenías previstos conforme a la idea que habías concebido.

Otros puntos, tal vez tardas más en hacerlos, o los inicias más tardeo los pospones.

En alguna forma, notas que hay una diferencia entre tu plan y lo que sí has hecho. Hay una brecha, hay logros que aún no realizas. Tal vez, te propongas reasignar los objetivos, los logros y los tiempos requeridos en función de tu "nueva disponibilidad" de tiempo, es decir, el resto de tu día o en función de los días siguientes. Algunos, los harás finalmente; otros quedarán sólo como buenas ideas o intenciones.

Cada día, al menos en una forma sencilla, lo inicias con un "plan". Y lograrás hacer realidad, al menos formalmente, una parte del plan, y otras necesitarás hacer cambios.

Esa es una forma común. Tienes un plan, luego lo haces, comparas lo que hiciste con lo que planeaste y manejas o ajustas las diferencias nuevamente en un plan, con lo que se reinicia en sí el ciclo: Planificar-Hacer–Verificar – Actuar (Analizar las brechas entre lo planeado y lo realizado y ajustar el plan).

Hay otra forma que también es común: inicias algo sin tanto plan, a veces uno mismo piensa: ¿para qué tanto rollo? Basta con hacer, y ¡listo! Y una vez arrancado el proceso, haces un breve alto: ¡Omitiste considerar tal aspecto! ¡No habías considerado tal situación que se presentó! Pero decides no detenerte: ¡Haces cambios! No hay tanto tiempo como para atrasarse en continuar con algo que ya iniciaste. Aplicas los cambios, y avanzas… hasta que surge un nuevo imprevisto. En esta forma, el ciclo se reduce a Hacer - Actuar (Hacer cambios sin análisis ni plan).

Uno mismo sigue uno de estos ciclos para hacer su agenda, para producir algo, para realizar alguna actividad, para llevar un proceso, para llevar un negocio, para cada actividad que uno pueda llegar a ejecutar y terminar.

¿Cuál de estos ciclos se parece más a lo que tú haces?

No afirmamos que en el ciclo Hacer - Actuar (Hacer cambios sin análisis ni plan) no exista algún plan, pues la misma idea de hacer algo implica ya un boceto de plan, pero no es una fase que se reconozca y se minimiza o anula. También hay un proceso de verificación, aunque no es un proceso coherente, pues no hay parámetros claros contra los cuales comparar. Sin embargo, cuando se hacen cambios en lo que se venía haciendo, el ajuste descarta por inválido o no correcto lo que se necesita "cambiar".

El ciclo Planificar-Hacer–Verificar-Actuar también es conocido como el Ciclo de la Calidad, el Ciclo PDCA (por sus siglas en inglés: Plan-Do-Check-Act), Ciclo de la Gestión, la Espiral de mejora continua, el Ciclo de Deming (por el ingeniero estadounidense Edwards Deming, quien desde 1947 fue uno de los consultores para la reconstrucción y transformación que sucedió en Japón tras la Segunda Guerra Mundial) o Ciclo de Shewhart (por el ingeniero estadounidense Walter A. Shewhart, quien es identificado como uno de los padres del control estadístico de la calidad, y que fue maestro de Deming). Puedes encontrar ese ciclo identificado con cualquiera de esos nombres.

El Ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (Analizar las brechas entre lo planeado y lo realizado y ajustar el plan) es una herramienta clave en la gestión de los negocios, de los procesos y de la calidad, pues permite para dirigir y controlar cualquier organización o forma de organización, desde la actividad más sencilla hasta el sistema más complejo.

¡Usa el Ciclo Planificar - Hacer - Verificar - Actuar (Analizar las brechas entre lo planeado y lo realizado y ajustar el plan)! Te será muy útil si lo haces de manera consciente y sistemática.

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*Economista y analista en negocios