El control de la calidad
Un plan es necesario como una guía de acción, pero también es necesario como punto de comparación, aunque desde luego, hacer el plan y tomarlo como punto de comparación son momentos diferentes. De hecho, entre uno y otro momento media la ejecución del plan.
Al hacer el plan se requiere creatividad y control. Al tomarlo como punto de comparación, se requiere control y poca o nula creatividad. El proceso de ajuste o de control de cambios es posterior al momento en el que se comparan los resultados obtenidos con el plan y los resultados esperados.
Para un momento y para otro, se requieren herramientas, técnicas, conocimientos y prácticas distintas.
No es extraño que, pese a que corresponden a momentos diferentes, puedan confundirse por quienes siguen planes.
Veamos esto con más detenimiento.
Primero, se necesita elaborar un plan.El plan se planea.
Segundo, se ejecuta el plan, se realizan las acciones previstas en el plan.El plan se ejecuta.
Tercero, se comparan los resultados obtenidos con los planeados. Entonces, se observan las diferencias, los gaps, las brechas.El plan se usa como punto de comparación.
Cuarto, se analizan las causas probables de las diferencias o variaciones entre resultados planeados y resultados obtenidos, y con base en ellos se proponen y determinan acciones para ajustar el plan y reducir o eliminar las diferencias entre los resultados planeados y los obtenidos. El plan se ajusta o se corrige.
Cada momento es distinto, y por tanto las tareas que corresponden a cada momento son distintas.
Al referirnos a que son momentos distintos, puede que no se necesite más tiempo que unos pocos minutos entre una fase y otra; o tal vez algunos de los momentos requieran más duración que otros. Aunque es un hecho que la secuencia mencionada permite manejar de manera más eficaz los planes cuando cada momento o fase se hace con una intención deliberada y como un momento independiente por parte de los responsables de organizar su realización.
En ocasiones, un plan se vuelve en una actividad repetitiva, convirtiéndose en una instrucción de trabajo o en un procedimiento. Entonces, es necesario analizar la frecuencia de las variaciones y sus causas probables durante repetidas ejecuciones en el tiempo antes de determinar la necesidad de ajuste o de cambio. Y, por tanto, las variaciones se manejan de manera diferente, adoptándose acciones que aminoren o reduzcan sus efectos. En ocasiones, estas variaciones requieren un reajuste de alguna herramienta, el reabastecimiento de algún consumible, algún insumo, alguna materia prima, algún colorante, o cualquier otro factor que en el tiempo vaya agotándose o degradándose y que requiera ser repuesto, alimentado o reemplazado cada determinado tiempo.
El usar el plan como punto de referencia, en cada caso, facilita el control. Se compara el resultado real con el esperado. Se hace un control de la calidad. Se compara el resultado con la especificación. Ciertamente, hay tolerancia para ciertas diferencias, pero también en el plan está previsto el rango de tolerancia en esas diferencias posibles para aceptar o rechazar un producto.
Entre más clara sea la especificación del resultado esperado, mayores puntos de referencia se atenderán, aunque también es un hecho que mayor claridad tendrán los responsables de hacer el producto para tener éxito en su realización, pues tendrán a su disposición precisiones para obtenerlo.
Por tanto, la creación del plan no se limita a concebir una idea. Se requiere que la idea sea detallada y específica. En ocasiones, esta especificidad se refina con la ejecución y la verificación de los resultados. Y eso permite usar el control de la calidad como una herramienta muy poderosa en beneficio de lograr un producto en una perspectiva de mejora continua. ¿Qué tanto usas el plan para controlar la calidad de los resultados que generas?
