CFDI 4.0: Guía para cumplir con el nuevo sistema de facturación

Después de todas las prórrogas que ha concedido el Sistema de Administración Tributaria (SAT), para que las empresas puedan migrar hacia el nuevo sistema de facturación 4.0, ya no hay pretextos para no estar listos antes de abril de 2023, cuando será obligatoria la nueva versión.

Es por eso que en este artículo te compartimos una breve guía para migrar de forma exitosa hacia la nueva versión del CFDI 4.0, que ya está vigente en México desde enero de 2022.

1. Infórmate y mantente al día sobre el tema

Las disposiciones fiscales cambian constantemente, por eso es importante mantenerse al día. Ya sea que diriges una empresa o que formes parte del área contable de una compañía, es importante mantenerse actualizado sobre cada cambio establecido.

Actualmente nos encontramos en un periodo de convivencia entre ambos sistemas de facturación, pero es importante actualizarlo cuanto antes, de acuerdo con los nuevos requisitos solicitados por las autoridades.

Te sugerimos informarte de los cambios implementados con la nueva versión del CFDI 4.0. Tomar webinars o cursos especializados para conocer por qué es importante cumplir con lo establecido en la reforma fiscal.

2. Empieza el cambio cuanto antes

Empieza a informarte cuanto antes sobre los cambios establecidos por las autoridades mexicanas, los nuevos comprobantes fiscales, deben contener información detallada sobre los sujetos involucrados en cada transacción comercial, tales como:

• Nombre y código postal del domicilio fiscal del emisor y del receptor.
• Régimen fiscal del contribuyente en el que se tributa.
• Identificar las operaciones donde se exportan mercancías.
• Indicar cuando se trata de operaciones objeto de impuestos indirectos.
• Reportar información de las operaciones realizadas con el público en general.

Además, existen cambios para la cancelación de las facturas que tendrán que realizarse en el mismo mes correspondiente al ejercicio fiscal en que fueron emitidas y, en algunos casos, debe solicitarse la aprobación del receptor.

3. Actualiza la información de tus clientes

Como ves, parte importante del proceso del nuevo sistema de facturación será la integración de la información de tus clientes, como uno de los requisitos obligatorios. Es por esto que lo más recomendable es la recopilación de la información necesaria, según dichos requisitos.

Sin embargo, de acuerdo con las autoridades la información que deben contener las facturas debe coincidir con la información que se encuentra en la base de datos del SAT y eso hace pertinente la solicitud de las constancias fiscales, que si bien no son obligatorias para la facturación, sí se trata del documento con la información fidedigna para evitar inconsistencias.

4. Incorpora tecnología a tus procesos

Un software de facturación electrónica es la herramienta diseñada especialmente para automatizar la generación, envío y seguimiento de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI). Se trata de plataformas intuitivas con capacidad de enviar de forma automática las facturas.

Dichos programas están previamente actualizados y programados con catálogos de las opciones válidas establecidas por el SAT para el llenado de las facturas y por otro lado, son configurables para precargar la información de los clientes.

Lo anterior, ayuda a minimizar los errores manuales, incluso de emisión de facturas que pudieran generar problemas con los clientes o sanciones de las autoridades.

5. Capacita a tu personal involucrado

Si tu responsabilidad en tu empresa es de tipo directiva, no dejes de lado la capacitación pertinente a tu personal, tanto en temas de actualización de la información fiscal correspondiente, como para el uso de las herramientas tecnológicas.

Existen empresas que conceden pruebas gratuitas para el uso de software. Esto puede ser aprovechado por tu equipo contable para incorporarlo a sus procesos y observar las ventajas que este tipo de tecnología ofrece para facilitar su trabajo.

Si llegaste al final de este artículo, seguramente ya tienes más claridad sobre cómo facilitar la transición hacia el nuevo sistema de facturación. ¡Toma nota! y ponte manos a la obra para que tu empresa esté preparada antes de abril de este año y evites sanciones por incumplimiento.